Як часто ви хочете і готові змінювати комп'ютерну програму у вашому магазині? Сумніваюсь, що ви взагалі задаєте собі це питання, адже краще зробити вибір один раз, але точний і правильний. Ви ж хочете розвивати ваш бізнес, а не лише думати про технічні деталі?

Неправильний вибір програми для магазину веде за собою вибір неправильного типу обліку. Так, ви можете комп'ютеризувати торговий об'єкт, придбати дорогі касові апарати, ваги, зчитувачі штрих-кодів, розподілити обов'язки і ролі між працівникам, офіційно і гарно зробити відкриття вашого нового магазину, але через місяць чи два ви бачите, що ваші продажі не збільшуються, десь є нестачі чи неправильно розцінений товар, і загалом сама торгівля не є прибутковою.

Що пішло не так? Програма не працює? Ваші працівники зловживають на касі? Немає повної картини по руху коштів? Можливо, проблема в самій програмі. Можливо, у тому, як ви її застосовуєте. А, можливо, і справді нечесний персонал.

У цій статті ми хочемо допомогти власникам малого і середнього бізнесу зрозуміти, як правильно підійти до вибору програмного забезпечення для автоматизації роздрібної торгівлі, а також які питання обов'язкового потрібно задати, щоб зрозуміти, чи ця програма підходить для вашого типу торгівлі.

Існує безліч програм для роздрібної торгівлі та для того щоб ідентифікувати яке ж рішення серед усіх підходить вашому типу бізнесу потрібно перш за все визначитись з питанням щодо розмірів торгового об'єкта та стратегічних планів щодо розбудови бізнесу.

Якщо магазин площею до 100 м.кв, то вам достатньо придбати функціонал для роботи одного магазину.

Якщо це мережа магазинів або торгова площа є більшою ніж 100 м.кв, то для роботи знадобиться додатковий функціонал, який дозволятиме переміщати товар між магазинами та аналізувати ціни на цей товар в різних торгових точках.

Якщо ви власник невеликого продуктового магазину і розглядаєте купівлю однієї з програм автоматизації, у цій статті ви знайдете 12 основних запитань, які потрібно враховувавати при виборі, та які будуть ключовими саме для вашого типу бізнесу.

Наповнення довідкової бази товарів доволі часозатратне, тому варто переконатись, що ПЗ містить потрібні шаблони для заповнення характеристик товарів, їх специфікації та дозволяє імпортувати дані відразу в систему.

Різні типи магазинів потребують різних довідкових баз з відповідними характеристиками товарів:

• Автоматизація продуктового магазину: внутрішній код товару, назва, фасовка, одиниці виміру товару, можливість продажу цілої та дробної кількості, закріплення кількох різних штрих-кодів за одним товаром, друк штрих-етикеток та цінників.
  
• Автоматизація магазину одягу: аналіз залишку по товарам в розрізі розмірів, артикулів, статті, тощо.
  
• Автоматизація промислової крамниці: код, назва, фасовка, артикул.
  
• Автоматизація магазину ювелірних виробів: код, одиниці виміру, та аналіз в розрізі артикулів, проб металу, вставок та їх параметрів.
  
• Автоматизація магазину канцтоварів: назва, виробник, колір, розмір, матеріал, артикул.
  
• Автоматизація магазину автозапчастин: аналіз в розрізі марки та лінійки автомобілів, контекстний пошук та прив'язка до аналогічних товарів, можливість завантаження фотографій, можливість друку на ціннику списку застосовності деталі до автомобіля.
  
• Автоматизація продажу алкогольних напоїв та тютюнових виробів: наявність фасовки та значень кодів УКТ ЗЕД, реалізація сигарет в розрізі партій (у випадках коли один і той самий товар має різні ціни МРЦ); аналіз та швидке коригування ціни МРЦ на алкогольні напої; звітність по реалізації товару в розрізі кодів УКТ ЗЕД, товарних груп та суми акцизних податків.

Програма автоматизації Sivers дозволяє швидко створити картку товару та сформувати довідкову базу завантаживши дані з excel в лічені хвилини. Дані можуть бути у вигляді прайс-листів, накладних, або специфікації товару від постачальника.

Програма має дозволяти швидко внести товари до залишків завантаживши excel документ з накладними з прихідною або рекомендованою роздрібною ціною від постачальників. Серед переваг буде можливість встановлення націнки на всю накладну товарів або ж на вибрані позиції.

Перш за все програма автоматизації передбачає швидке касове обслуговування клієнтів, і саме цей короткий досвід взаємодії може бути вирішальним чинником для здійснення повторної покупки вашим клієнтом.

Щоб зробити процес продажу максимально продуктивним, програма для автоматизації продажу має мати:

• кілька варіантів зчитування товару: штрих-код, артикул, назва товару
  
• готівковий та безготівковий розрахунок: внесення і виведення залишку готівки та розрахунки по терміналу
  
• можливість швидкого застосування знижки за дисконтною або ж бонусною системою, на суму чека або на кількість товару
  
• можливість обслуговування кількох покупців та формування кількох чеків
  
• ведення обліку по декількох підприємцях, одне вікно продажу та формування чеку по декількох підприємцях.
  

При виборі програми обов'язково зверніть увагу на те, як вона виглядає зсередини, власне на інтерфейс та на те чи можна його налаштувати під свої потреби. Перегляньте скріншоти та дізнайтесь заздалегідь чи програма містить зручне управління пошуком та необхідні для вас поля характеристик товарів, які ви використовуєте й без програми. Якщо ж в програмі дані параметри відсутні, впевніться що поля можна додати та легко налаштувати вигляд картки під користувацькі потреби.

Якщо програма дозволяє розподілити доступ до функціональних модулів, то в такому випадку можна розмежувати зону відповідальності кожного працівника на різних рівнях та обмежувати доступ до даних. Серед стандартних рівнів доступу є:

• внесення даних
  
• внесення даних та їх редагування
  
• перегляд даних

Відповідно, касир матиме доступ до продажу та перегляду залишків, а оператор-касир - до формування первинних документів без або з доступом до внесення змін в них за доступний період.

Рух готівки повинен відбуватись по цілісному алгоритму. Зверніть увагу на те, що від моменту внесення касиром готівки в касу, всі кошти повинні обліковуватись і проходити повний цикл: внесення готівки, видача решти, повернення коштів покупцю, оплата та повернення коштів по терміналу, виведення готівки у центральну касу та оплата по накладних. Управлінець повинен швидко перевірити рух готівки і проконтролювати відповідність готівкових операцій касира.

Варто розглядати функціонал, який дозволяє списувати залишки в реальному часі незалежно від кількості робочих комп'ютерів в мережі, а також детально аналізувати рух товару на залишках в розрізі документів (операцій) і їх виконавців (історія виконаних операцій). Серед переваг буде: можливість обліку бракованого і уціненого товарів, облік продажів за схемами Trade-In.

Закривши базові питання щодо процесу продажу, вам знадобиться функціонал для аналізу цих продажів та планування нових замовлень.

Програма повинна формувати такі типи звітів та даних:
- кількість проданого товару за вибраний період
- розрахунок середнього значення продаж
- аналіз залишку на поточну дату
- рекомендації програми щодо доцільної кількості залишків

Ці дані допоможуть сформувати новий список закупівель та зберегти його в реєстрі.

Важливим елементом програми є коректне ведення боргів як крамниці перед постачальником так і покупців перед магазином. Перевагою буде можливість деталізації боргу за постачальником в розрізі прихідних накладних (дата приходу, номер документу, сума по накладній і залишок боргу по накладній). Програма повинна швидко сформувати та роздрукувати акти звірки та ордер по оплатах постачальнику.

Для того щоб успішно керувати продажами та краще розуміти поточні результати вашої крамниці, вам знадобиться чимало інформації щодо здійснених операцій. Чим більше типів звітів програма може сформувати, тим краще. Проте, основними все ж залишатимуться:

- звіти для бухгалтера
- управлінська звітність
- звіт по роботі касира
- динаміка продаж
- фінансовий звіт про доходи

Важливим аспектом є також те, що не кожне обладнання підходить для обраної програми. Заздалегідь перевірте вимоги до комп'ютерної техніки, а саме: чи не є наявна техніка застарілою та чи є вона сумісною з даною програмою.

Зазвичай комплект торгового обладнання включає : фіскальні реєстратори, термінали збору даних, сканери штрих-кодів, електронні ваги, дисплей покупця, еквайрингові системи (POS-термінали), зчитувачі магнітних карт.

Приймаючи кінцеве рішення, врахуйте той факт, що сумарна вартість автоматизації процесу продажу буде залежати як від вартості програми, так і від конкретного обладнання для неї.

Розібравшись з основним функціоналі для вибору програми автоматизації торгівлі варто також провести своє дослідження.

Поспілкуйтесь з іншими власниками магазинів. Знайдіть власників схожих бізнесів та поцікавтесь якими програмами для автоматизації вони користуються.

Почніть дискусію в онлайн бізнес-спільнотах та на форумах. Скористайтесь, наприклад, Facebook для пошуку груп з представниками з роздрібної торгівлі та почніть дискусію щодо вибору програми для автоматизації торгівлі. Запитайте поради щодо постачальників в інших власників бізнесу, а також зберіть інформацію щодо програм, які варто уникати.

Перегляньте демо версії та відео-огляди програм. Якщо ви вже відібрали кілька потенційних постачальників, то варто детальніше ознайомитись з програмами, переглянувши демо версію або відео-огляд на Youtube.