Інвентаризація товару: як безболісно провести ревізію у магазині

Автор: Леся Осельська

Інвентаризація в магазині зазвичай є доволі трудомістким, часозатратним та все ж необхідним процесом, під час якого потрібно переконатись, що кількість фактичних товарів на складі співпадає з кількістю товарів зареєстрованих у програмі обліку. Ми рекомендуємо проводити інвентаризацію як мінімум раз на місяць, обираючи при цьому зручний для вас спосіб: повної або вибіркової ревізії.

Під час вибіркової ревізії, можна або закрити магазин на кілька годин, що знизить денну виручку, або виконувати ревізію під час роботи магазину, аналізуючи при цьому почергово різні групи товарів та розбиваючи цей процес на декілька днів.

Повна ревізія в свою чергу вимагає закриття магазину та триває від 1 до 2 днів. Інколи цей процес відбувається в нічний час, що спричиняє стомленість працівників та помилки при внесенні даних.

Окрім регулярної ревізії, іншими причини для переобліку є:

Переміщення товару між центрами обліку
Зміна сезонного товару
Після акцій та знижок
Після нестачі або ж надлишку в касі
Перед звільненням продавця.

6 правил інвентаризації: як правильно та швидко провести ревізію у магазині

Щоб підтримувати актуальність даних в системі обліку ми рекомендуємо оптимальний графік проведення ревізії:

у випадку якщо склад доволі великий і блокування товарів необхідне, варто проводити інвентаризацію двічі на рік у несезон або період вихідних та святкових днів;
якщо магазин невеликий, то доцільним буде проводити інвентаризацію при здачі зміни продавцем або ж кожного тижня по різним групам товарів

Процес проведення інвентаризації можна розділити на декілька етапів:

Підготовчий етап – перевірка всіх документів про рух товарів (прихід, списання, переміщення, інші документи, які впливають на залишки товару)
Створення інвентаризаційного акту
Внесення даних (фактичних залишків) в акт інвентаризації
Заключний етап – закриття акту, виведення результату ревізії (обов’язково варто перевіряти перед закриттям ревізії дані, внесені дані, які не співпадають)

Наша команда провела сотні ревізій у магазинах різних категорій: від маленьких кіосків, де процес займає до 3-4 год, до великих супермаркетів, де доводилось закривати магазин на 24 год. Щоб спростити цей процес та скоротити безсонні ночі у ваших працівників, ми підготували декілька основних порад для простішої інвентаризації.

Правило 1: Правильно сформувати довідник товарів

Для того щоб вдало сформувати довідник, необхідно створити під кожну групу товарів, які мають своє місце, окрему папку.

До прикладу, у продовольчому магазині довідник складатиметься з таких папок:
– хліб та хлібобулочні вироби;
– цукерки вагові та цукерки фасовані;
– прикасова зона;
– бакалія: чай, кава, консервація і т.д.

Правило 2: Інвентаризація лише за вибраними групами товарів

Разом з готовим рішенням Sivers для торгівлі проводити інвентаризацію товарів за певною групою (папкою) товарів, або за вказаними кодами товарів. Це в свою чергу дозволяє не закривати магазин під час інвентаризації, а лише призупинити продаж певного товару.

Тому, якщо магазин невеликий, ми рекомендуємо вам включити в акт інвентаризації декілька папок, а якщо торгова площа становить понад 200 м.кв, то варто вибирати лише окрему групу товарів для однієї ревізії.

Правило 3: Переоблік лише за допомогою сканерів штрих-кодів

Зазвичай інвентаризацію проводять вручну, що є доволі неефективним, оскільки працівники можуть легко помилитись та по-декілька разів перераховувати одну і ту ж продукцію. Тому ми рекомендуємо, щоб ваші працівники користувалися сканерами штрих-кодів. Це значно пришвидшить процес підрахунку.

Оскільки ваговий товар немає штрих-коду, рекомендуємо підготувати бланк з внутрішнім кодом вагового товару, інакше ви значно ускладните процес ревізії. Для цього роздрукуйте бланк для продавців, які важитимуть товар та записуватимуть його кількість, після чого оператор вноситиме код цього товару. В іншому випадку, оператор буде змушений шукати товар за назвою, а отже, є ймовірність, що він буде допускати значну кількість помилок та потребуватиме додаткового часу.

Правило 4: Візуалізувати мапу магазину, пронумерувати полиці

Щоб провести ревізію швидко, товар повинен бути на своєму місці:на визначених полицях, відповідно поскладаний та посортований за видами.

Створіть мапу з усіма полицями, вішалками, та місцями розташування (локаціями) товарів. Так буде легше розподілити роботу та делегувати кожному працівнику відповідну локацію для ревізії та пріорітизувати маршрут просування ревізії. Рекомендуємо також пронумерувати усі полиці, якщо важко помітити продукти, які розміщені на них, та переконатись, що усі товари на своїх місцях і тільки тоді розпочинайте підрахунки.

Правило 5: Розмежувати різні рівні доступу до інформації

Загалом, якщо ви добре організуєте ревізію, тоді можете повністю делегувати вашим продавцям процес сканування та підрахунку.А для того щоб уникнути маніпуляцій та підтасовок у підрахунках, ми рекомендуємо поставити обмеження доступу на дві категорії інформації у вашій програмі для магазину:

Інформація про суму нестачі і надлишку в програмі обліку
Інформація про кількість товару, який підлягає інвентаризації на складі.

Подумайте також про те, з ким із працівників ви готові ділитись інформацією стосовно цін на поставки та маржі на товари, та обмежіть відповідно доступ інших працівників до цих даних.

Правило 6: Інструктаж для працівників та процес звірки даних

Переконайтесь, що кожен працівник знає, яка локація закріплена за ним та як поетапно провести інвентаризацію. До прикладу, проводячи ревізію з допомогою програми Sivers, робота оператора складатиметься з трьох операцій:

1. Швидко створити акт за вибраною папкою.
2. Біля полиці з товаром, просканувати сканером товар або проставити кількість вручну у створеному списку товарів.
3. Провести (закрити) акт інвентаризації. При цьому програма сама розрахує нестачу та залишки у кількісному та гривневому еквіваленті та виведе на екран порівняльну таблицю.

Набагато зручніше для більших торгових точок, коли працівники можуть вносити товари одночасно з різних комп’ютерів, оскільки однакові товари можуть знаходитись, як у залі, так і на складі. Програма Sivers пропонує саме такий функціонал паралельного занесення товарів.

Програма для
роздрібної торгівлі
від Sivers

Програма Sivers дозволить легко контролювати кількість продукції на складі, формувати звіти по продажам в магазині, швидко реагувати на надлишок або ж велику популярність певних товарів, і одразу коригувати планові закупівлі. Разом з цими інструментами Sivers для торгівлі власники магазинів швидко автоматизовують рутинні

процеси ревізії і у результаті більше мають змогу сконцентруватись на самому веденні свого бізнесу.

Після інвентаризації програма списує нестачу, а надлишок товару з’являється на складі у вигляді приходу від інвентаризації.

Ми, у Sivers, працюємо з різними типами клієнтів: від маленьких кіосків і крамничок до цілих мереж супермаркетів. За 20 років досвіду на ринку України, ми мали сотні запусків магазинів, а тому добре знайомі з кожним процесом торгівлі: від занесення товару, його продажу, і фінансової звітності.